Sans remettre en question les processus et modes de fonctionnement existants, la DF Station propose une organisation documentaire par bannettes, dites « électroniques ». La personne qui réceptionne le courrier, peut ainsi très facilement collecter, traiter et diffuser l’information entrante à partir d’un simple écran vers des bannettes destinataires. Il suffit de placer les liasses de documents dans le scanner haute vitesse, de numériser, et de diffuser vers les différents destinataires.
A partir de son interface tactile qui offre une utilisation intuitive et conviviale, reliée au scanner, la solution permet de visualiser clairement les courriers et documents entrants.. Les bannettes électroniques personnelles et celles dédiées aux traitements spécifiques sont quant à elles, affichées directement sur le poste de chaque destinataire.
En une action toutes les personnes sont informées automatiquement, les procédures enclenchées, et ce sans circulation de papier dans l’entreprise. D’où un gain en temps sur toute la chaîne de traitement de l’information. Cette solution professionnelle gère différents modèles de documents, formulaires et extrait les informations indexées souhaitées. Grâce à la gestion de séparateurs et la reconnaissance de zones (OCR : RAD / LAD), DF Station capture également les codes barres lors de la numérisation. Commandes, factures, bons de livraisons sont automatiquement identifiés, traités rapidement sans copies disséminées dans l’entreprise.
A travers l’application, les utilisateurs accèdent à leurs documents numérisés collectés et à des outils de traitement de documents directement sur leur poste de travail par le réseau de l’entreprise. L’ergonomie et le design de la solution optimisent le temps de manipulation et le partage de l’information, il est ainsi possible d’enrichir un document grâce aux boutons d’action, en insérant des annotations, des signatures, des cachets, etc….
Véritable solution collaborative, la DF Station produit aisément des dossiers riches et complets par l’ajout de documents de différents formats, par exemple la possibilité d’ajouter un bon de commande, ou autre, relatif à la facture en cours de traitement.
La gestion des applicatifs clients pouvant être totalement automatisée, les données dématérialisées sont automatiquement distribuées via les bannettes électroniques, d’utilisateur en utilisateur. Ceux-ci n’ont qu’à valider, et peuvent aussi enrichir les documents traités, par ajout d’information, de documents, ou de commentaires s’ils le souhaitent… Les documents dématérialisés peuvent ainsi facilement être restitués, exploités, diffusés par mail par exemple ou conservés sur un serveur d’archivage ou un disque dur d’ordinateur de manière simple.
Depuis une interface web, l’administrateur peut facilement paramétrer la solution, afin de s’adapter à l’évolution de l’entreprise et à son organisation. La DF Station permet de définir des profils d’utilisation avancés, donnant à l’administrateur la possibilité de configurer les modèles de reconnaissance de documents, des bannettes et des circuits de traitement. Associées à un identifiant et un mot de passe, bannettes et flux sont totalement sécurisés.
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