Canon annonce avoir conduit avec succès le projet de renouvellement du parc d’impression de Sodexo à Guyancourt (78).
Sodexo France emploie 37 000 personnes et offre à ses clients une large gamme de services dans plusieurs segments de clientèles : en entreprises, hôpitaux, maisons de retraite, maisons d’accueil pour personnes handicapées, établissements pénitentiaires, bases militaires, stades, parcs de loisirs et lieux d’exceptions.
Selon des chiffres du Gartner Group, 50% de l’information ne serait pas accessible (lorsque nous en avons besoin) et le personnel administratif passe environ 8 heures par semaine à chercher ses documents. Des chiffres impressionnants qui traduisent une perte inévitable de productivité pour les entreprises. Avec son offre d’audit et de conseil et son expertise de la gestion documentaire, Canon a fait bénéficier Sodexo de son savoir-faire global .
En 2006, la Direction Générale de Sodexo a décidé de regrouper en un seul site, l’ensemble des 900 collaborateurs venant de 7 sites différents. Dans ce projet, l’ensemble des process de travail de l’entreprise étaient remis en cause, dont la gestion du parc d’impression : fax, impression, numérisation de documents, etc…
Une première phase d’audit, menée par les équipes de Canon France a consisté à recenser et localiser les systèmes d’impression, et à calculer le coût réel des impressions (TCO), afin de pouvoir ensuite préconiser une nouvelle architecture moins coûteuse pour l’entreprise et plus cohérente avec les besoins des utilisateurs.
La mise en œuvre de ce projet s’est accompagnée d’un programme d’information et de formation des utilisateurs pour expliquer l’utilité des changements apportés en termes de fonctionnalités, de sécurité, de réduction des coûts et ainsi, minimiser la résistance au changement.
Le cahier des charges Sodexo comprenait 4 objectifs majeurs avec obligation de résultats :
- réduction de 30% des coûts d’impression tout en améliorant la qualité de service apportée aux utilisateurs ;
- rationnalisation de la gestion du parc d’impression ;
- sécurisation du parc d’impression, grâce à un contrôle d'accès mis en œuvre directement au niveau des imprimantes avec un système d’authentification par badges, ou encore par le biais de solutions d'impressions qui permettront par exemple de stocker temporairement sur un serveur sécurisé un document. Pour imprimer son document, l'utilisateur devra préalablement s'identifier ou s'authentifier sur l'imprimante ;
- simplification de l’utilisation du parc pour l’ensemble des collaborateurs Sodexo.
A l’issue du programme de renouvellement, Sodexo est passé de 680 à 66 périphériques d’impression plus performants (63 en couleurs et 3 en N&B). Dans certains cas, des multifonctions mutualisées ont été substituées aux imprimantes de bureau onéreuses, diminuant le nombre global d’imprimantes mais offrant plus de fonctionnalités aux utilisateurs.
Outre l’économie financière générée et la simplification de la gestion administrative du parc, les utilisateurs de Sodexo ont gagné en fonctionnalités : il leur est possible, désormais, d’envoyer leurs documents numérisés directement vers leur PC, de récupérer leurs impressions depuis n’importe quel système multifonctions, ou encore d’accéder plus facilement aux matériels couleurs, tout en respectant les engagements environnementaux de l’entreprise.
« Le retour des collaborateurs sur cette opération a été très positif. On voit émerger de nouveaux usages en fonction des besoins des utilisateurs : le service comptabilité, par exemple, numérise à présent ses factures pour les identifier et les archiver, le service paie ou encore la Direction Générale utilise également ce nouveau dispositif pour leurs besoins », précise Patrick de Barmon, chef de projet Sodexo France.
Le site Sodexo à Guyancourt est un site à Haute Qualité Environnementale (HQE) et labellisé THPE (Très Haute Performance Energétique).
« La démarche de Canon correspondait exactement à notre volonté, c'est-à-dire pouvoir optimiser l’ensemble des ressources naturelles. Nous avons effectivement, grâce au projet Canon diminué de 30% notre consommation papier et de 20% notre consommation électrique. Nous étions tout à fait en phase avec Canon pour réaliser ce projet global de développement durable », conclut Patrick de Barmon.
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