Ricoh France lance son nouvel outil d'audit documentaire dédié aux factures fournisseurs

Dans le cadre de ses services de gestion documentaire (Managed Document Services), Ricoh dévoile sa nouvelle offre d’audit documentaire : ADOP (Audit Documentaire Opérationnel).

ADOP étudie les process et coûts des documents récurrents au sein des organisations (factures, bons de livraison, bons de commandes, etc). La version actuelle d’ADOP est dans un premier temps dédiée à l’audit des factures fournisseurs et de leurs processus ; elle est amenée à s’étendre et couvrir à terme l’intégralité des documents récurrents en entreprise. Cette offre a été dévoilée en avant première à l'occasion du salon Doc&Finances fin janvier.

Plus de 4 milliards de factures circulent chaque année en France, dont 58 % au format papier ; chaque facture nécessite en moyenne 12 jours de traitement, représentant un coût moyen unitaire de 18 € pour l’entreprise .

Le traitement global des factures au sein d’une même entreprise (production, distribution, stockage et recherche) atteint ainsi 1 à 5% du chiffre d’affaires de l’entreprise .

C’est dire si l’enjeu lié à la gestion de la facturation fournisseur est crucial pour les organisations, qui sont ainsi plus de 30% à envisager la dématérialisation afin d’améliorer les processus de traitement et réduire les coûts liés à la gestion des factures.

A travers l’audit ADOP et les préconisations qui en découlent, Ricoh permet d’améliorer et d’optimiser le traitement des factures.

Les éléments et étapes clés de cet audit sont les suivants : 

• connaître le coût de traitement réel d’une facture
• identifier les dysfonctionnements et les risques inhérents au processus actuel
• hiérarchiser ces risques
• déterminer les bonnes et mauvaises pratiques documentaires
• formaliser des préconisations de traitement afin de solutionner les risques identifiés et d’optimiser les coûts

Ricoh France a mené un audit ADOP au sein de la Direction Administrative et Financière de son siège social, à Rungis. Durant cet audit, les flux et les processus liés aux factures fournisseurs de leur réception à leur archivage ont été analysés, permettant d’identifier des points d’amélioration tels qu’un manque de fluidité et d’efficacité de l’archivage en place.
La solution de facturation électronique I-Invoicing (Ricoh) a alors été adoptée, entraînant une réduction de 30% du coût moyen d’une facture chez Ricoh France.

Les principaux bénéfices de l’audit ADOP : 

• Diminution du temps et des coûts de traitement
• Réduction des délais de paiement
• Automatisation et optimisation des processus liés aux factures fournisseurs
• Amélioration des relations avec les fournisseurs
• Amélioration de la productivité des collaborateurs qui se concentrent sur leur cœur de métier
• Garantie de la conformité des processus implémentés aux nouvelles normes légales et aux directives européennes