Qu'ils soient sous formatpapier ou électronique, les documents sont aujourd'hui au cour de la communication interne et externe des entreprises. Maîtriser et optimiser leur cycle de vie est donc devenu indispensable, et faire appel à un spécialiste, une nécessité.
Fort de ce constat, Alstom Transport décide en 2000 de se recentrer sur son coeur de métier et d'externaliser l'archivage documentaire de l'ensemble de ses documents papier tels que plans, spécifications techniques et nomenclatures - soit 400 000 documents - ainsi que la réception et la gestion de son courrier interne et externe. Pour ce faire, Alstom a choisi de faire appel à Xerox Global Services (XGS) dans le cadre d'une convention de prestations d'une durée de cinq ans. En fonction des demandes, XGS prend également en charge la numérisation des documents vivants issus de cette base documentaire.
« A la lumière des résultats obtenus, notre satisfaction s'est concrètement traduite par un élargissement des prestations confiées à Xerox », témoigne Jean-Michel Magne, Directeur des achats chez Alstom Transport.
En effet, convaincu par les résultats déjà obtenus par XGS sur le projet en cours, Alstom décide dès 2003 de faire évoluer son partenariat avec XGS pour lui confier une nouvelle mission : optimiser le coût de fonctionnement de son parc de solutions d'impression. Une centaine d'imprimantes locales ont ainsi été supprimées grâce à la mise en place de systèmes multifonctions intégrant les fonctions de scanners, télécopieurs, imprimantes et copieurs.
Par ailleurs, le parc de copieurs multifonctions d'Alstom a été modernisé et homogénéisé, permettant ainsi de poursuivre la réduction des coûts de fonctionnement interne, mais également d'améliorer fortement le taux de disponibilité par la mise en place d'un dépannage plus efficace et rapide, aujourd'hui directement pris en charge par les équipes locales de Xerox.
En 2004, Alstom Transport renouvelle une fois de plus sa confiance à Xerox et lui confie la numérisation de toutes ses archives achats, soit la numérisation avant expédition des bons de commande pour les fournisseurs ainsi que l'ensemble des documents techniques joints au bon de commande (plans, spécifications techniques.). Cette nouvelle prestation inclut également l'archivage dans un serveur dédié après indexation de l'ensemble des documents par numéro de commande, permettant ainsi de faire des recherches croisées et de réimprimer tout ou une partie d'un dossier.
« Les objectifs que nous nous étions fixés, à savoir améliorer la qualité de service et réduire les coûts de fonctionnement - ont été parfaitement atteints », conclut Jean-Michel Magne. « Xerox nous a apporté une plus grande rigueur et une plus grande fiabilité, et nous avons pu avoir accès à des technologies de pointe, que nous n'aurions certainement pas pu acquérir en raison de leurs coûts ».
PAO Prepresse
