Fort d'une première expérience réussie datant de 2001, dans le cadre d'un contrat de prestations portant sur la dématérialisation des courriers clients entrants, Bouygues Telecom renouvelle sa confiance à XGS en avril 2006 et lui confie, cette fois, l'optimisation des processus de gestion documentaire de ses contrats de services.
Partie intégrante du processus de la relation client, la gestion documentaire occupe une place importante dans le bon fonctionnement d'une entreprise, que ce soit en termes de temps ou de budget. A ce titre, optimiser les processus documentaires permet de garantir la maîtrise des coûts, la productivité de l'entreprise et la qualité, tout en réduisant les risques de fraudes ou d'erreurs. En s'appuyant sur un prestataire ayant une forte expertise dans ces domaines et également capable de mener des opérations de vérification, Bouygues Telecom souhaite optimiser l'ensemble de ses processus documentaires.
XGS propose alors d'implémenter une solution de contrôle de conformité des contrats « Contrôle, Contrat, Conforme », incluant la réception des différentes pièces constituant les dossiers des clients particuliers de Bouygues Telecom, le contrôle de leur intégralité, leur cohérence et leur conformité. XGS procède ensuite à la numérisation et à l'archivage de l'ensemble des documents dans une base de données documentaire accessible par Bouygues Telecom et ses distributeurs, via un accès sécurisé sur leur portail Internet. En cas de non-conformité d'un dossier client, XGS relance alors par email le distributeur Bouygues Telecom responsable de l'envoi du dossier, jusqu'à réception d'un dossier conforme. Chaque année, près de 6 millions de pages sont traitées pour Bouygues Telecom depuis un site XGS basé dans l'agglomération Lilloise.
Depuis l'implémentation des solutions XGS, et notamment depuis la mutualisation de sites, Bouygues Telecom bénéficie d'une plus grande flexibilité (un plan de reprise d'activités pouvant être lancé très rapidement en cas de sinistre sur l'un des sites). Le contrôle accrû, systématique et sécurisé des informations contractuelles a également permis de supprimer les risques d'erreurs (risques d'impayés, détection des fraudes.) et d'harmoniser les données, générant ainsi des économies et une amélioration très sensible de la qualité.
« La relation clientèle se situe au cour de la stratégie de Bouygues Telecom. Grâce aux solutions XGS, nous bénéficions aujourd'hui d'un processus de gestion des flux documentaires plus sûr et plus fiable contribuant à améliorer la satisfaction de nos clients », témoigne Patrick Vallée, Directeur des Centres Externes de la Relation Clients chez Bouygues Telecom.
(+4)
(-229)
