Logiciel de gestion d'imprimerie : les bonnes questions à se poser avant d'investir

Interview de Rémy Tougay, auteur du Guide de la GPAO, présente la Gestion de Production Assistée par ordinateur à travers la dernière mise à jour de son site.

Tout comme un conducteur de véhicules automobiles ayant un tableau de bord lui permettant de réaliser un trajet en ayant des informations sur l'état de son véhicule, la mise en œuvre d'une GPAO permet de disposer d'un tableau de bord de l'activité de l'entreprise avec des informations en temps réel. L'unicité de l'information liée à la numérisation oblige l'entreprise, au moment de la mise en place, à formaliser son organisation ce qui revient à bien définir les relations entre tous les services de l'entreprise ainsi que ses méthodes de travail. Le terme GPAO signifie simplement Gestion de Production Assistée par Ordinateur. On peut présenter la GPAO comme un outil de gestion des différentes problématiques inhérentes à la mise en œuvre de process de fabrication. La GPAO, (appelée à terme ERP : planification des ressources de l'entreprise), prend aujourd'hui en compte la gestion d'un ensemble de modules : commercial, devis, lancement, ordonnancement, suivi, facturation, interface avec comptabilité, analyse statistique de l'activité… À quel type de structure la GPAO est-elle plus particulièrement adaptée ? On peut considérer qu'une imprimerie susceptible de réaliser un retour sur investissement avec une GPAO doit être composée d'au minimum une quinzaine de personnes, le volume et le type de l'activité pouvant moduler plus ou en moins ce chiffre. Il est à noter toutefois que le schéma type n'existe pas, chaque entreprise étant différente elle se doit de trouver la solution qui lui convient. Elle n'est pas obligée d'informatiser l'ensemble de son activité, bien souvent dans les industries graphiques, la première étape passe par la mise en place du devis : le paramétrage du logiciel même à ce niveau, amène l'entreprise à bien formaliser son processus. Plusieurs questions en amont du choix d'un progiciel :

  • En tant que chef d'entreprise, suis-je réellement convaincu et motivé pour ce projet ?
  • Quels sont mes besoins en Gestion de Production ?
  • Suis-je capable de formaliser l'activité de mon entreprise : du point de vue de son fonctionnement, des techniques utilisées, des contraintes associées, des différentes méthodes appliquées, des coûts… ?
  • Que doit prendre en compte la gestion de production informatisée ?
  • Qui sera chargé de la mise en œuvre et du suivi de ce projet ? Ce qui revient en fait à définir le cahier des charges. Celui-ci servira de base à la consultation des différents fournisseurs du marché. Il aura permis à l'entreprise de se poser un certain nombre de questions, d'y avoir apporté un certain nombre de réponses dans le cadre spécifique de son activité et de son fonctionnement.
Au moment du choix d'un progiciel :
  • Comment le logiciel répond-il à mes besoins, en particulier vis-à-vis des produits spécifiques, non-standards que je réalise, comment sont-ils pris en charge par l'outil ?
  • Ai-je intégré dans l'offre de prix du logiciel, la formation, l'assistance au paramétrage, toute la partie informatique (ordinateurs, réseau, hotline, mise à jour, maintenance / assistance, délais…) ?
  • Quel impact ce nouvel outil va t-il avoir sur le personnel (convivialité, simplicité d'utilisation…) ?
Une bonne implantation de cet outil demande une approche objective, d'où la nécessité de disposer d'une personne de l'entreprise connaissant cette problématique, ou d'une ressource externe à l'entreprise pour une meilleure approche. Lors de vos interventions, quels sont les freins majeurs que vous avez pu rencontrer de la part des imprimeurs non équipés d'un tel progiciel ? La plus importante réside dans la méconnaissance de la gestion de production en tant que telle. En effet, il est difficile de connaître les avantages de tels systèmes sans avoir une idée du concept et de ce que cela peut concrètement apporter. On retrouve fréquemment ce phénomène dans la méconnaissance des outils proposés sur le marché : les sociétés qui, aujourd'hui, développent ces progiciels ont toutes une expérience de plusieurs années. Ensuite, ce changement est souvent interprété comme une remise en cause (totale ou partielle) du fonctionnement de l'entreprise, et parfois de son organisation, il faut pouvoir et vouloir, se confronter aux réalités. Car pour que cet outil soit performant, il lui faut des informations viables, représentatives, et fidèles sur la situation de l'entreprise. Aussi, cette démarche est envisagée comme une perte de temps car l'installation et la formation du personnel mobilise l'outil de production. Cette situation se rencontre surtout dans les petites entreprises où la production prime sur l'organisation, où la gestion se prévoit davantage sur le court terme plutôt qu'à moyen terme. Également, la complexité et le manque de fiabilité supposés de l'informatique représentent un obstacle évident à l'implantation de la GPAO. De plus, l'imprimeur convaincu de son savoir-faire technique vis à vis de ces produits, de ces méthodes ; peut difficilement envisager que l'outil informatique puisse l'aider et optimiser l'efficacité de ses outils de production . Pour ce type de comportement, on constate généralement que la diminution des marges de l'entreprise permet de considérer la GPAO sous un autre angle. Cela devient un moteur pour la mise en place d'une gestion plus rigoureuse, qui peut de ce fait être informatisée. Mais il ne faut pas attendre de miracle de cet outil, seule l'utilisation judicieuse des informations qu'il génère permettront une optimisation des process. Pour les prestataires équipés, quels investissements conseilleriez-vous ? Une mise à jour est-elle suffisante ? Oui - si le choix d'origine satisfait les besoins. La mise en place de ce genre de produit ne s'improvise pas, cela prend du temps, et le changement des habitudes peut s'avérer complexe par rapport aux améliorations apportées. Non - si le produit ne satisfait pas les besoins. Un mauvais premier choix doit servir à la réflexion et remettre en cause la démarche première ; il est à noter que l'évolution des différents produits est notable depuis quelques années quant à la prise en compte de nouvelles spécificités, à l'amélioration de l'ergonomie… Il n'y a pas de réponse globale à apporter ici, ce qui est souvent le cas en GPAO, tout dépend du contexte, à chacun de mesurer avantages et inconvénients de chaque solutions. Aujourd'hui, les choses semblent vouloir bouger dans le monde de la GPAO. Pour les années à venir, quelles évolutions envisagez-vous pour le secteur ? L'intégration du numérique, de l'informatique embarquée dans les systèmes de production vont apporter des possibilités de gestion en temps réel considérable. Les fournisseurs de presses notamment et déjà depuis quelques années ont développé des systèmes tels que Data Control (pour Heidelberg), PECOM (pour Roland)… qui intègrent les données de production (par exemple avec le CIP3 : intégration des données pré-presse, presse et post-presse), qui récupèrent automatiquement toutes les données de production… Le suivi de production sera à terme de plus en plus automatisé. Le développement d'Internet risque de modifier un certain nombre de paramètres, en particulier pour les petites entreprises qui auront la possibilité de se connecter sur un site de gestion de la production à distance. Cette connexion permettra la diminution des coûts globaux de mise en place et de ce fait, l'accès à la GPAO sera automatisé. Pour la prise en compte des devis et/ou des commandes, le réseau Internet permet déjà la saisie d'un certain nombre d'éléments : on peut imaginer que nous n'en sommes qu'au balbutiement et que ce lien entre client et fournisseur sera privilégié. Les réseaux offrant toujours de plus grands débits, les informations liées aux produits, liées à la commande seront récupérées automatiquement dans les GPAO.

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