L’entreprise entre document électronique et document papier (vol 1)

Avec le document numérique, l’entreprise a surtout découvert le plaisir d’une mise à jour permanente et de pouvoir diffuser avant d’imprimer.

On devrait s’en être rendu compte depuis plusieurs années déjà : le numérique a non seulement profondément transformé les procédures de travail de l’imprimeur ; mais il a aussi et surtout banalisé les techniques de production de l’imprimé. Et banalisé l’imprimé lui-même. Cette banalisation par le numérique, banalisation doublée du bouleversement de repères professionnels ancestraux, c’est là la seule vraie révolution que l’imprimerie ait connue depuis Gutenberg. Pour la première fois de son histoire, en effet, et grâce au numérique, des non-imprimeurs peuvent désormais imprimer. Le métier est d’ores et déjà en position d’échapper, en quelque sorte, à l’imprimeur. Du moins en partie. Qui sont donc ces non imprimeurs ? Le grand public ? Il s’agit, certes, d’un réservoir de futures mutations. Mais, pour l’heure, il est très peu concerné par le phénomène et, en tout cas, peu désireux de s’en emparer. Reste l’entreprise, déjà cliente habituelle des centres de reprographie et des imprimeurs. Et déjà très préoccupée par la gestion des fichiers numériques et le transfert via Internet.

Du plaisir de collectionner les armoires à dossiers…

L’entreprise a toujours ressenti, clairement ou non, des besoins en communication. Pour assurer leur communication vers l’extérieur, de produire des imprimés de grande qualité faisant appel à des images, par exemple, ou devant être produits en grandes quantités, les entreprises demeurent fidèles aux professionnels de l’imprimerie. Quoique… Quant à la communication de base, quotidienne, elles la désirent plus économique, plus efficace, plus proche et plus pratique aussi. Et même, pourquoi pas, de meilleure qualité. Cette approche de l’imprimé, cette philosophie, et aucune autre, est à l’origine d’un concept que les imprimeurs connaissent bien puisqu’il a été repris par les fournisseurs de presses numériques. C’est celui qui consiste à distribuer les données et à les acheminer le plus près possible du destinataire avant de les imprimer. Un rappel : comment créait-on, jusqu’à présent, un document dans une entreprise ? Et pourquoi ? Pour véhiculer une information, bien sûr, par exemple, une note de service ou une facture. On commençait alors par réaliser un produit papier. L’information était généralement issue soit d’un traitement de texte, soit, plus simplement encore, d’une de ces magnifiques machines à écrire à boule que tout le monde connaît. La production puis la diffusion du message étaient, dans ce schéma, immédiatement placées sous la responsabilité de l’émetteur de l’information. Pas du destinataire. Réaliser une note de service, par exemple, consistait à produire cette note sur son poste de travail sur base papier, à la dupliquer autant de fois qu’il était nécessaire sur un copieur, puis à l’expédier soi même (mise sous enveloppe, fax…) ou, du moins d’en diriger la transmission. L’émetteur était ainsi, répétons-le, responsable de l’émission de la note, de sa duplication et de son acheminement. Dans un tel cas de figure, L’information que reçoit le destinataire est d’abord une information définitivement figée. Le document papier est lu et, disons, traité, c’est-à-dire immédiatement détruit ou classé et archivé. Pour être fort peu utilisé ensuite d’ailleurs : saviez-vous que, selon une étude de Danka, dans une entreprise, un document papier est conservé, en moyenne, plus de 5 ans, mais qu’il est ressorti et consulté seulement deux fois dans sa vie ? Autrement dit, les entreprises de France et de Navarre collectionnent des kilomètres d’armoires à dossiers suspendus pour un usage quasiment inexistant…

Le volume d’information électronique double tous les trois ans !

Puis sont arrivés les premiers réseaux locaux, les premières messageries d’entreprises avec toute une panoplie de matériels et surtout d’outils logiciels de communication. Cette structure, de plus en plus adaptée aux besoins les plus fins des entreprises, a eu pour effet de générer de plus en plus d’information. Toujours selon Danka, le volume d’information traité de façon électronique double, en France, tous les ans ! Et pourquoi s’en priver : de son poste de travail et sans avoir à se déplacer, il devient possible de créer l’information puis, via le réseau, de la diffuser, instantanément, à tous ses destinataires, fussent-ils la Terre entière ! L’annuaire téléphonique est ainsi rapidement devenu un annuaire e.mail. Oubliant trop souvent qu’une messagerie électronique saturée, c’est-à-dire mal gérée, peut lui coûter très cher, l’entreprise ne voit que des avantages aux nombreuses possibilités qu’offre la solution du document numérique. L’émetteur, pour sa part, peut générer son information de manière plus confortable et économique, se donnant même – à l’image des professionnels de la Bourse - la possibilité de l’actualiser jusqu’à l’ultime moment. Mais le destinataire de l’information va, lui aussi, pouvoir éventuellement la transformer pour recomposer – pourquoi pas ? – un nouveau document. Un nouveau document mieux adapté à son mode d’archivage par exemple, ou à ses propres besoins en communication (rajout de logo, nouvelle mise en page, etc.). Ainsi, alors que le poids des process et des procédures freinaient autrefois sa communication – sans compter les coûts - l’entreprise moderne génère aujourd’hui une information rapide et féconde grâce aux nouvelles technologies. Il souvre comme un cercle rouge de l’information. Un cercle sans fin.

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