L’entreprise entre document électronique et document papier (vol 2)

Avec le document numérique, l’entreprise a surtout découvert le plaisir d’une mise à jour permanente et de pouvoir diffuser avant d’imprimer.

Le rôle du papier n’est pas oublié pour autant. A l’inverse des civilisations asiatiques, par exemple, qui se satisfont très bien de l’écran et des supports magnétiques, nous sommes issus de cultures dont le bois est un des grands pivots de civilisation. Nous sommes aptes à générer une information virtuelle, à l’utiliser et à la transformer à notre guise, mais nous la fixerons toujours, à un moment ou à un autre, sur du papier.

Le volume de pages imprimées en entreprise double tous les trois ans

Résultat : le volume de pages imprimées dans les entreprises françaises double, ainsi, tous les trois ans. C’est une conséquence directe du développement des nouvelles technologies de communication. Nous sommes encore loin, très loin du bureau sans papier, serpent de mer inutile que les magazines nous servent périodiquement. J’ajouterais même que nous nous dirigeons dans le sens opposé ! La capacité du fichier numérique d’accepter des modifications de dernière minute a cependant transformé la manière d’utiliser le papier. Habitués aux copieurs, les utilisateurs en entreprise ont bientôt ressenti le besoin de disposer d’équipements de production de documents aussi souples et puissants que l’outil électronique lui-même. En un mot : le papier doit acquérir les qualités d’adaptation du numérique aux exigences de l’information. En d’autres termes, de perdre de sa rigidité et de sa pérennité. Il s’agit pour un communicant d’entreprise qui a besoin de produire un document papier sensible de repousser l’impression le plus tard possible de façon à ce qu’elle soit le moins obsolète possible.

Des conditions professionnelles de production

La barre est placée plus haut encore s’il s’agit d’ajouter à cette exigence d’actualisation de dernière minute celle de produire de plus grands volumes imprimés ou d’intégrer de plus en plus de graphiques, d’images. Autant de besoins qui ont rendu nécessaire l’apparition en entreprises, dans des environnements de bureau, de véritables systèmes de production avec des moteurs d’impression plus puissants, en lieu et place de copieurs, et, aussi, devant ces systèmes, d’outils de calcul des données – les rips – de type véritablement professionnel. Mieux encore : l’entreprise veut profiter, elle aussi, des données variables, cheval de bataille du numérique professionnel. Imprimer en une seule fois, par exemple, le fond et le libellé d’une facture. Enfin, des besoins plus fins et mieux cernés apparaissent en termes de finition des documents bureautiques.

200 milliards de pages par an !

On le voit donc : le monde de l’entreprise change sa façon de concevoir la communication interne, l’information et le moyen de la produire et de la diffuser. Cela, les fournisseurs de solutions professionnelles commencent à bien le comprendre. Ils réalisent que l’entreprise a besoin de se connecter aux réseaux mais aussi d’imprimer. Et d’imprimer des documents plus sophistiqués, souvent de plus en plus rapidement. Il faut aussi savoir bien gérer les impressions et archiver de façon intelligente : on doit pouvoir actualiser, modifier en dernière minute ou quand on le désire sans problème. Il faut enfin, pour une entreprise, " être compatible ", pouvoir échanger entre systèmes différents. Ce raisonnement aura une incidence sur les relations professionnelles que les entreprises entretiennent avec les imprimeurs. Le rôle joué par les outils de grande proximité que sont les copieurs se précise et les éloigne davantage de leurs prestataires de services habituels. En 1999, les volumes moyens produits en France par ces outils bureautiques ont atteint la bagatelle de 200 milliards de pages ! Je connais des imprimeurs que cela fait rêver ! Et cette terrible ascension, le volume d’images entrant dans les documents aidant, va se poursuivre dans les années à venir si bien que les grandes questions que finissent pas se poser les entreprises ne sont guère éloignées de celles qui préoccupent les professionnels de l’imprimerie eux-mêmes. Où récupérer le document ? Quand en disposer ? Quelle longueur de tirage ? Faut-il archiver ou stocker de façon temporaire ? Est-il nécessaire de retraiter les formulaires en injectant des données variables ? Etc. Déjà des fournisseurs généralistes comme Danka savent répondre à ces questions qui constituent la problématique de la gestion moderne du document en entreprise. Les gammes de copieurs s’élargissent et des nouvelles générations d’outils d’impression utilisés en grappes viennent s’intercaler entre ces derniers et les systèmes d’impression haute productivité à toner que l’on connaît déjà bien dans l’impression (Docutech, Digimaster…). Ils apportent de la productivité, de la souplesse dans le paramétrage et les formats, et leur entretien est facile. Ces outils appropriés vont permettre à l’entreprise de davantage produire mais aussi de continuer à produire près de soi, quand on veut. Au fait, n’est-ce pas ce que l’on appelle l’impression de proximité ? Le Print On Demand ? Nous vous invitons à consulter le volet 1 de cet article.

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