Archivage : DocuShare 2.2 SP1 de Xerox

La nouvelle version de ce gestionnaire d’archivage permet de mieux maîtriser la complémentarité des documents papier et numériques dans l’entreprise.

DocuShare 2.2 SP1 propose un accès simple et rapide, ainsi qu’une gestion pertinente des documents d’entreprise en environnement Web. Basé sous NT, Server IIS ou Netscape Server, ou UNIX Sun Solaris: serveur Apache, il est accessible via un navigateur et permet l’archivage de tous les documents au format natif (.exe, URL, son, vidéo, bureautique, …). Véritable outil de collaboration, il autorise un accès global et totalement sécurisé à toute l’information d’entreprise grâce à l’utilisation de login et de mot de passe. Ainsi, la base documentaire est exploitée directement par les utilisateurs, et ne requiert pas l’intervention d’un webmaster. Utilisant un moteur de recherche Verity, DocuShare permet d’indexer automatiquement tous les objets (collections, documents, …) et de rechercher les informations par mots clés, critères, et plein texte. Par ailleurs, grâce à une notification instantanée et globale des nouvelles informations via la souscription, il constitue un outil puissant et rapide de diffusion de l’information.

Les nouveautés de la version 2.2 :

  • Client Microsoft Outlook - Les utilisateurs ont désormais accès aux collections et serveurs Docushare à partir d’Outlook. Ils peuvent afficher des collections dans la barre des d’outils Outlook ; réaliser des " drag & drop " entre Outlook et DocuShare ; accéder aux fonctions "attributs / Permissions" lors de l’archivage du message ou du document vers DocuShare ; indexer plein texte des messages et des pièces jointes pour une recherche sur le contenu ; effectuer des recherches dans DocuShare en utilisant le menu de recherche standard d’Outlook ; programmer la redirection automatique des messages et de leur contenu vers DocuShare ; partager des collections DocuShare entre utilisateurs / groupes. A partir de DocuShare, les utilisateurs peuvent également visualiser en HTML les messages et bénéficier d’une visualisation vignette des fichiers images attachés aux e-mails.
  • Support pour les serveurs Netscape LDAP - Il est désormais possible d’importer automatiquement les données de l’utilisateur (voire d’un groupe) dans la base de données DocuShare via l’interface LDAP. L’identification de l’utilisateur s’effectue dès lors via le serveur LDAP.
  • De nombreuses améliorations ont été apportées pour le client Windows Explorer : login automatique vers DocuShare en utilisant un mot de passe Windows; login automatique vers tous les serveurs DocuShare via un unique mot de passe; accès direct à la fenêtre des propriétés DocuShare pour archiver ou extraire des documents; modification des droits d’accès via la fenêtre de propriété du document; ajout d’utilisateurs autorisés à visualiser, modifier, ou supprimer les informations à partir de la fenêtre de propriétés du document. Par ailleurs, la publication des documents dans DocuShare peut se faire via des liens ODMA sous Microsoft Office, un client Windows, un client DocuShare / Navigateur, un client Outlook, un client Paperport, un client Flowport ou SDK, conférant ainsi une grande souplesse à cette solution.
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