Promedia opte pour l’application PitStop Automate d’Enfocus pour rationaliser le flux de travail de son service de production exigeant

L’application mise au point par Enfocus multiplie par deux les vitesses de production

Promedia, une filiale du groupe d’édition d’annuaires mondiaux World Directories, qui rencontre un grand succès et à qui l’on doit la création des ‘Pages Jaunes’ et des annuaires des pages jaunes et des pages blanches, a choisi l’application PitStop Automate d’Enfocus pour assister son service responsable de la planification et de la production des annuaires, où plus de 50.000 pages ont été converties en fichiers PDF cette année.

Etabli depuis plus de 35 ans en Belgique où il est le plus grand éditeur, Promedia emploie environ 800 salariés. Filiale du Groupe World Directories, propriété d’APAX et de Cinven, il est spécialisé dans la création d’annuaires téléphoniques et annuaires locaux et imprime plus de 5 millions d’exemplaires par an de pages jaunes et pages blanches. Tous ses produits sont disponibles en ligne.  

C’est au service de la planification et de la production, qui est situé dans les bureaux de Promedia implantés à Anvers que revient la tâche de s’assurer que chaque page destinée à un ou plusieurs annuaires différents, est fusionnée correctement et convertie en un fichier PDF. Un logiciel spécial est utilisé pour fusionner les données et les graphiques provenant du service de publicité avec l’annuaire téléphonique et les autres contenus de pages.  

Avec 10 Pages Jaunes et 21 Pages Blanches à produire en Belgique – une par région et par an – ainsi que d’autres annuaires tels que deux Guides Mobilo et 25 guides locaux, planifier soigneusement le procédé de consolidation de pages est un élément crucial lorsqu’il s’agit de la production d’annuaires. La société doit relever actuellement un défi tout particulier provenant de l’émergence rapide d’un grand nombre d’annuaires électroniques : s’assurer de l’expansion des annuaires en papier.

Le service chargé de la planification et de la production des annuaires est en fait le dernier endroit où sont contrôlées les pages des annuaires avant de partir à l’impression. Avec un nombre de plus en plus important de fichiers à gérer de façon journalière – il y en a actuellement 120 et ce nombre devrait passer à 400 en 2007, qui sont destinés à des annuaires en papier dont le nombre va croissant, la tâche devenait de plus en plus ardue. Le service faisait appel auparavant à un prestataire de services externe, mais cela posait toute une série de problèmes lorsque quelque chose n’allait pas, ce qui a incité la société à rechercher une solution qui pourrait les aider avec la procédure. Et c’est après avoir comparé soigneusement plusieurs produits que la société a opté pour PitStop Automate d’Enfocus.

Grâce à cette application, tout le procédé est devenu plus simple et plus direct. Les flux de travail individuels sont établis, et les fichiers sont glissés dans les dossiers de PitStop Automate où ils font l’objet d’un contrôle et d’une vérification en vue de rechercher les inexactitudes, telles que les polices de caractères manquantes, les sélections de couleurs, etc. Toute erreur est indiquée de manière claire dans le journal d’erreurs automatisé. Des épreuves sont produites à partir du fichier contrôlé qui est placé à la fin dans le bon fichier de sortie.

Le traitement des fichiers varie selon la version de l’annuaire à laquelle se réfère une page individuelle. Grâce au moniteur de PitStop Automate, le service de planification et de production peut surveiller le processus de production, et la fonctionnalité d’envoi d’e-mail est utilisée pour émettre des avertissements au cas où il y aurait des problèmes avec certains fichiers PDF. Ce niveau d’automatisation a réduit les temps de production mais permis d’améliorer la qualité. Grâce à la mise en place de ce nouveau système, Promedia est sûr qu’il est désormais possible de gérer jusqu’à 500 fichiers par jour, si besoin est.

« PitStop Automate nous offre un outil qui nous permet non seulement de contrôler à l’écran et de manière interactive notre flux de travail PDF, mais aussi qui peut facilement s’adapter à nos exigences », explique Katrin Dierickx, Responsable du Service de Planification et de Production des Annuaires chez Promedia tout en ajoutant : « Cette application nous permet de vérifier de manière simple et rapide s’il y a des problèmes et de les résoudre sans avoir vraiment à intervenir manuellement. Voilà maintenant trois mois que nous l’utilisons avec succès. Nous avons même étendu son utilisation de manière à nous permettre de traiter des fichiers PDF pour les annuaires portugais et néerlandais comme c’est le cas actuellement pour les annuaires irlandais. »

Elle poursuit : « Nous traitons plus de 28.000 fichiers par an pour les divers annuaires que nous produisons ici en Belgique, et grâce à PitStop Automate, nous avons mis sur pied des projets qui vont nous permettre de traiter à l’avenir plus de 20.000 fichiers pour le Portugal. Nous traitons actuellement 8.800 fichiers pour l’Irlande. La production des fichiers PDF destinés aux annuaires néerlandais est également programmée pour 2007. Il s’agit là pour nous d’une possibilité précieuse car les fichiers peuvent être contrôlés par le logiciel Automate même s’il n’y a personne dans le bureau, et nous pouvons être sûrs que tout défaut ou écart est détecté et une alerte déclenchée. Ces fichiers nous parviennent sur des serveurs réservés à cet effet, où ils sont reconnus tout d’abord par PitStop Automate, puis convertis en fichiers PDF et contrôlés, et finalement renvoyés par FTP en Irlande ou au Portugal. »

« Il est incontestable que le fait de pouvoir contrôler nos travaux en interne avec un produit aussi convivial que le logiciel PitStop Automate d’Enfocus nous facilite la vie et nous permet d’assurer un travail de qualité »,  fait-elle remarquer.

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